Dokumenty – nahrávání PDF a e-mailová integrace

Jak nahrávat PDF dokumenty, propojit FlowERP s e-mailovou schránkou přes IMAP nebo Office 365 a co z automatického zpracování dokumentů je již dostupné.

K čemu modul Dokumenty slouží

Modul Dokumenty je vstupní bod pro příchozí PDF soubory — typicky faktury a objednávky od dodavatelů. FlowERP je uloží do databáze, propojí s obchodním případem a připraví pro ruční zpracování.

ℹ

Automatické rozpoznávání obsahu PDF (AI parsování, tzv. DocumentMiner) je v přípravě — v aktuální verzi se nahrané soubory ukládají a propojují, ale obsah se přepisuje ručně. Jakmile bude AI parsování dostupné, nahrávání dokumentů bude beze změny pokračovat a budou se doplňovat pouze nová automatická pole.

Nahrání dokumentu

  1. 1V menu otevřete Documents Upload.
  2. 2Přetáhněte PDF soubor do oblasti pro nahrávání, nebo klikněte a vyberte soubor.
  3. 3Dokument se uloží a propojí s vybraným obchodním případem nebo dodavatelem.
  4. 4Přepište klíčová pole faktury (dodavatel, číslo dokladu, částka, datum splatnosti) ručně ve formuláři faktury přijaté.
documents-upload-list
Zvětšit
💡

Pokud dodavatel posílá faktury pravidelně, vyplatí se mít po ruce založenou šablonu nebo rozpracovanou fakturu přijatou — zadání údajů z PDF je pak otázkou několika kliknutí.

Nespárované položky

Při zpracování PDF se vytvářejí záznamy UnmatchedItem — řádky z faktury, které zatím nejsou napojeny na konkrétní artikl v katalogu. Lze je ručně povýšit na artikl:

  1. 1Otevřete nespárovanou položku.
  2. 2Vyberte existující artikl z katalogu, nebo použijte Vytvořit Artikl z Nespárované Položky pro nový záznam.
  3. 3Uložte.
ℹ

Automatické párování podle IČO dodavatele nebo podle názvu artiklu je v přípravě. V aktuální verzi je každé přiřazení ruční.

Propojení s e-mailovou schránkou

FlowERP umí stahovat příchozí e-maily a ukládat jejich PDF přílohy jako dokumenty — podporuje IMAP i Office 365.

Konfigurace

  1. 1V Nastavení vyplňte přihlašovací údaje:
  • IMAP: server, port, login, e-mail, heslo
  • Office 365: přihlášení přes OAuth 2.0 (klientské ID, tajný klíč, tenant ID)
  1. 1Vyberte typ připojení.
  2. 2Uložte.

Po nastavení se spustí stahování nových zpráv s PDF přílohami.

⚠

Stahování zpracovává VŠECHNY zprávy s PDF přílohou v dané schránce. Doporučujeme zřídit dedikovanou adresu (např. faktury@vasefirma.cz) a požádat dodavatele, aby faktury zasílali jen na ni. Jinak se do systému dostanou i PDF, která nejsou faktury (smlouvy, reklamy, technická dokumentace).

Co zatím e-mailová integrace nedělá

  • Neposílá e-maily z FlowERP (odesílání nabídek, objednávek a faktur zákazníkům je v přípravě — aktuálně generujte PDF a odešlete vlastním e-mailovým klientem).
  • Netřídí zprávy podle odesílatele ani předmětu — stáhne všechny PDF přílohy.
  • Nerozpoznává obsah PDF automaticky (viz DocumentMiner výše).
💡

Vyčkejte s plnou automatizací, dokud nebudou AI funkce dokončené. V aktuální verzi modul Dokumenty dobře slouží jako centrální archiv příchozích PDF s vazbou na obchodní případy — to samo šetří hledání v e-mailu.

Related articles