Finance – faktury vydané, přijaté a zálohové

Jak vystavit fakturu vydanou z prodejního workflow, zaevidovat fakturu přijatou od dodavatele a pracovat se zálohovými fakturami.

Přehled finančních dokladů

FlowERP eviduje tři typy finančních dokladů:

  1. 1Faktury vydané – pro zákazníky za prodané zboží nebo služby
  2. 2Faktury přijaté – od dodavatelů za nákupy
  3. 3Zálohové faktury – platba předem vydaná zákazníkovi

Každý doklad má stav (NEW, DRAFT, ISSUED, PARTIALLY_PAID, PAID, OVERDUE, CANCELLED).

ℹ

V aktuální verzi se stavy faktury nepřepínají automaticky — stav je pole, které upravuje uživatel ručně při změně (např. při přijetí platby ho přepněte na PAID). Automatické přechody včetně označování faktur po splatnosti jsou v přípravě.

💡

Faktury vydané vystavujte přes prodejní workflow (z dodacího listu nebo objednávky) — data se přenesou automaticky a doklady zůstanou provázané pro audit.

Faktury vydané

Faktura vydaná vzniká z prodejního obchodního případu:

  1. 1Otevřete Obchodní Případy a najděte příslušný případ.
  2. 2Na záložce Objednávky otevřete potvrzenou objednávku.
  3. 3Klikněte Vytvořit Fakturu Vydanou.
  4. 4Zkontrolujte údaje — číslo faktury, splatnost, bankovní spojení.
  5. 5Klikněte Vygenerovat PDF pro vygenerování tisknutelného dokumentu.
sales-invoices-list
Zvětšit
ℹ

Odeslání faktury zákazníkovi přímo z FlowERP (e-mailem) je v přípravě. V aktuální verzi vygenerujte PDF a odešlete ho vlastním e-mailovým klientem.

Faktury přijaté

Faktury od dodavatelů zadávejte v nákupním workflow:

  1. 1Na záložce Objednávky v nákupním obchodním případu otevřete objednávku.
  2. 2Klikněte Přidat Fakturu Přijatou.
  3. 3Ručně zadejte fakturační údaje z PDF od dodavatele.
  4. 4Volitelně nahrajte PDF přes modul Dokumenty a připojte ho k faktuře jako přílohu.
ℹ

Automatické přečtení PDF faktury a vyplnění polí (AI parsování, DocumentMiner) je v přípravě — viz sekce [Dokumenty](#dokumenty-uvod). V aktuální verzi je zadání údajů ruční.

Zálohové faktury

Záloha je platba předem — vystavíte ji zákazníkovi před dodáním zboží.

  1. 1Otevřete prodejní obchodní případ a jeho objednávku.
  2. 2Klikněte Vytvořit Zálohovou Fakturu.
  3. 3Zadejte výši zálohy.
  4. 4Po obdržení platby ručně upravte stav faktury a poznamenejte částku do PaidAmount.
💡

U větších zakázek doporučujeme vždy vyžadovat zálohu — chrání vás před situací, kdy zákazník zboží nepřevezme nebo nezaplatí.

⚠

Automatické odečítání zálohy od konečné faktury je v přípravě — v aktuální verzi je potřeba odpočet provést ručně při vystavení konečné faktury.

Sledování plateb

V aktuální verzi FlowERP eviduje na faktuře pouze dvě pole:

  • BalanceDue — kolik zbývá zaplatit
  • PaidAmount — kolik již bylo zaplaceno

Platbu zaevidujete přepsáním těchto polí ručně po obdržení výpisu z banky a příslušným nastavením stavu faktury (PARTIALLY_PAID nebo PAID).

purchase-bc-list
Zvětšit
⚠

Samostatná evidence plateb (historie, bankovní účet, datum) není součástí aktuální verze. Automatické párování s bankovním výpisem ani napojení na bankovní API není k dispozici. Obojí je plánovanou funkcí.

Co finance zatím neumí

Helpdesk tyto funkce často řeší — nejsou v aktuální verzi a neplánujte s nimi:

  • Samostatná Payment entita s historií plateb
  • Automatické označování faktur po splatnosti (status OVERDUE)
  • Opravné daňové doklady (dobropisy, storno faktury)
  • Rozpad DPH na řádky faktury (pouze součty)
  • Export do účetního systému (Pohoda, Money, ABRA)
  • Import bankovního výpisu
  • Víceměnové faktury s přepočtem kurzu
  • Upomínky po splatnosti (dunning)

Related articles